Enc2. REFERENCIAS NORMATIVAS
los siguientes documentos normativos referenciados son son indispensables para la aplicación de este documento normativos. paraq referencias fechadas, se aplica unicamente la edición citada.
Para referencia no fechaddas, se aplica la ultima edición del documento normativo referenciado (incluida cualquier correción).
NTC 1001, Papel, formatos.
NTC 1075, Documentación. Guia para la numeración de división y subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación . Presentación de tesis, trabajos de grados y otros trabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliograficas. Contenido forma y estrutura.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES O GLOSARIO
para los propositos de este documento normativo se aplican los siguientes terminos y definiciones .
3.1. Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenidas por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2. Acrónimo. Vocablo conformado por las diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.
EJEMPLO CAFAN: Caja de compensaciones familiar.
3.3. Acta. Documento escrito que contiene lo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica.
3.4. Anexo. Documento o elementos que se adjuntan a la comunicación o al informe, sirve pasra complementar y aclarar.
3.5. Asunto. Sintesis del contenido de la comunicación.
3.6. bibliografia. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador pára sustentar sus escritos.
3.7. Capitulo. División que se hace en los libros y en cualquier otreo escrito para organizar y facilitar la comprención del texto.
3.8. Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de explicar el documennto.
3.9. Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
En algunas entidades se denomina oficio.
3.10. Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
3.11. Circula. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,dirigida a un grupo específico de personas tanto interno com o externamente.
Cita. pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar ó corroborar la propia ideao para compararla.
3.13. Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
Nota Antes llamados tambien número, referencia o consecutivo.
3.14. Conclusiones. Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
3.15. Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
3.16. Contenido. En esta página se enuncian los titulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.
3.17. Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
3.18. Copia. Fien reproducción del documento.
3.19. Cubierta. parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
3.20. Desarrollo. Descripción de los asunstos tratados en una reunión .
3.21. Despedida. Palabra o frase de cotesía con la cual se finaliza una comunicación.
3.22. Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación.
3.23. Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento .
3.24. Encabezamiento. conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento
3.25. Espacio. distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras. o ambas.
3.26. Esquema. presentación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
3.27. Estilo. Distribución de las diferentes lineas que conforman la comunicación
3.28. Experiencia.practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
3.29. Figura. gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas, o esquemas.
3.30. Foliar. acción de numerar las hojas.
3.31. Folio. hoja
3.32. Fuente o tipo de letra. tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento
3.33. Fuente bibliográfica. lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema
3.34. Glosario. lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
3.35. Ilustración. representación de un objeto. tabla, figura otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
3.36. Indice. lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos(geográficos, onomásticos, autores, temas, y otros) que se incluyen en el documento para facilitar la ubicaron del texto.
3.37. Informe. documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de proceso administrativos.
3.38. Interlinea. distancia vertical entre dos renglones.
3.39. Interlinea libre. renglón sin escritura.
3.40. Introducción. escrito, como preámbulo, que expone breve mente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
3.41. Lineas especiales. Linea de anexos, copia e identificación del transistor.
3.42. Logotipo. símbolo que identifica a ala organización. proyecta la imagen corporativa hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
3.43. Margenes. distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pagina impresa.
3.44. Material complementario. parte agregada o anexa a una obra que complementa directa o indirectamente; separara físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, vídeos, discos compactos, libros de repuestas, diapositivas, planos entre otros.
3.45. Membrete. inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona normal de una jurídica.
3.46. Memorando. comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos
3.47. Mensaje electrónico. comunicación escrita, atra ves de Internet.
3.25. Espacio. distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras. o ambas.
3.26. Esquema. presentación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
3.27. Estilo. Distribución de las diferentes lineas que conforman la comunicación
3.28. Experiencia.practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
3.29. Figura. gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas, o esquemas.
3.30. Foliar. acción de numerar las hojas.
3.31. Folio. hoja
3.32. Fuente o tipo de letra. tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento
3.33. Fuente bibliográfica. lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema
3.34. Glosario. lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
3.35. Ilustración. representación de un objeto. tabla, figura otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
3.36. Indice. lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos(geográficos, onomásticos, autores, temas, y otros) que se incluyen en el documento para facilitar la ubicaron del texto.
3.37. Informe. documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de proceso administrativos.
3.38. Interlinea. distancia vertical entre dos renglones.
3.39. Interlinea libre. renglón sin escritura.
3.40. Introducción. escrito, como preámbulo, que expone breve mente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
3.41. Lineas especiales. Linea de anexos, copia e identificación del transistor.
3.42. Logotipo. símbolo que identifica a ala organización. proyecta la imagen corporativa hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
3.43. Margenes. distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pagina impresa.
3.44. Material complementario. parte agregada o anexa a una obra que complementa directa o indirectamente; separara físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, vídeos, discos compactos, libros de repuestas, diapositivas, planos entre otros.
3.45. Membrete. inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona normal de una jurídica.
3.46. Memorando. comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos
3.47. Mensaje electrónico. comunicación escrita, atra ves de Internet.
3.48. Modelo. Esquema de distribución de zona que le permite a la organización la diagramaciòn de su papelería.
3.49. Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
3.49. Nota de pie de página. Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
3.50. Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
3.51. Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.
3.52. Orden del día. Relación de temas que se han de tratar en una reunión.
3.53. Página. cara de una hoja Lo escrito o impreso en una cara del papel.
3.54. Paginar. Acción de numerar páginas.
3.55. Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
3.56. Radicaciòn. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar el tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
3.57 .Razón social. nombre que identifica a una organización.
3.58. Recomendación. Formulación concisa de accines necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
3.59. Redactar. persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
3.59. Redactar. persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
3.60. Referencia bibliográfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
3.61. Registro. procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de persona, entidad remitente o destinatario, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de Radicaciòn, nombre del funcionario responsable del tramite anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
3.62. Remitente. nombre, apellidos y cargo del firmante.
3.63. Reglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
3.64. Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
3.65. Rùbrica. Rasgos o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o titulo.
3.66. Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
3.67. Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
3.68. Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.
3.69. Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser papel, mental, pergamino, madera, filme, cinta magnética, discos óptico, entre otros.
3.70. Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas.
3.71. Tablas. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre si, presentados en columnas para fasilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.
3.72. Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.
3.73. Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
3.74. Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
3.75. Titulo. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distinguen de otro documento.
3.76. Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar transcribir la comunicación3.77. Viñeta. Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
3.78. Zona. Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
4. ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIONES
4.1 ZONAS
4.1.1ZONA 1
4.1.2 .ZONA 2
4. ASPECTOS GENERALES PARA LA COMUNICACIONES
En caso de ser necesario, todos los documentos que se presentan en esta guia pueden imprimirse por ambos caras de las hojas.
Nota. Con el fin de usar papel adecuado para la conservación y archivo de este documento, véanse la NTC 4436, el articulo 9 del acuerdo 060 del Archivo Genera de la Nación (AGN) y el Anexo B informativo de esta norma.
4.1 ZONAS
4.1.1ZONA 1
Este espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de identificación Tributaria (NIT). se recomienda usar las siguientes mediadas. 14 cm, horizontal, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
4.1.2 .ZONA 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio wed, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
5. cartas
La expedición de cartas u otros oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funcines. Vése acuerdo 060 del AGN, de octubre del 2001.
se recomienda elaborarlas cartas u oficios externos en formatocarta, oficio A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberian estar preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera pagina vaya con el logo, membrete y pie de pagina, las demas con el logo. véase acuerdo 060 de ANG sde octubre del 2001.
Cuando existan anexos en formato carta, oficio, se recomienda hacer su identificacion, descripcion o aclaracion sobre el text. Vease el numeral 4.5.8.1.
5.1 CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario para ello se recomienda tener en cuenta:
- tratar un solo tema por comunicacion
- redactar en forma clara precisa, concreta y concisa.
- usar tratamiento repetuosoy cortes.
- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
- emplear estilo gramatical,natural sensillo y continuo.
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacion .
- distribuir el texto de acuerdo con su extencion
5.2 UTILIZACION DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.
- regular o aclarar una situacion.
- tramitar.desarrolar o agilizar un asunto.
- dar repuesta a comunicacion recibida.
- retirar una informacion, unrequerimiento o una solicitud urgente.
- impugnar o corregir una situacion.
- confirmar eventos ocurriodos o pendientes
- solicitar detalles sobre un asunto determinado.
- solicitar o remitir informacion, documentos u objetos
- ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias
- felicitar, invitar o convocar
- hacer llamados de atencion, entre otros.
5.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS
Independientemente del destino y según su contenido, existen varias calses, entre las cuales se destaca:
- organizacionales se producen en el desarrollo de las actividades de organizacion
- oficiales: se producen en las oficinas publicas y organizacionales del estado.
- personales: se producce entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
5.4 PARTES DE LA CARTA
5.1.4 codigo
vease el numeral 4.5.2
5.4.2 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACION
vease el numeral 4.5.3
5.4.3 DESTINATARIO
apartir del lugar de origen y la fecha de elaboracion se recomienda dejar de dos atres interlineas libres de acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir. a un funcionario especifico. Si no es posoble obtener el nombre se envia ala dependencia u oficina reponsable.
Esta conformado por los siguientes componentes:
5.4.3.1 denominacion o titulo academico
se escribe en la primera interlinea libre. Véase el anexo A (informativo).
5.4.3.2 Nombre del destinatario
Se ubica en la segunda interlinea libre.
5.4.3.3 Cargo
Se ubica en la tercera interlinea libre.
5.4.3.4 Organización
Se escribe en la interlinea libre siguienteal cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdos con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda, S.A y otras que pueda contener la razón social.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdos con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda, S.A y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
5.4.3.5 Dirección
De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espaciose escriba la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax, o el correo eletrónico. No se utiliza abreviaturas.
Para designar el númeroen la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
Para designar el númeroen la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
5.4.3.6 Nombre del lugar de origen
se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos. La ciudad o Presente.
5.4.3.7 País
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pais en la misma interlinea libre del lugar de origen ( ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1 Doctor
Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO 1 Doctor
GUILLERMO GARCÍA SANCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindio
EJEMPLO 2 Ingeniera
Armenia, Quindio
EJEMPLO 2 Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO VELEZ
Gerenta de Producción
Gerenta de Producción
QuimicaNaciomal Ltda.
Carrera 26 63 32
Santiago de cali, valle del cauca
EJEMPLO 3 Señor
Santiago de cali, valle del cauca
EJEMPLO 3 Señor
MICHAEL MAURIAC
Président- DirecteurGéneral
AMSDE
26 Avenue de Verdun
33089 Bordeaux- Cedex
Francia
EJEMPLO 4 Señor
ANDRES URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Francia
EJEMPLO 4 Señor
ANDRES URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador
EJEMPLO 5 Ingeniero
JORGE SÁNCHEZ
Coordinador de Informática
Dow Chemical Colombia
Fax 5 315 48 90
Barranquilla, Atlántico
5. 4.4 Asunto
se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatarios. para
efectos de esta seccion, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5
5.4.5 Saludo
como saludo independientes, se escribe a una o dos interlineas libres despues del asunto. si se
desea utilizar los saludos mas usuales, vease el anexo a informativo.
5.4.6 TextoEJEMPLO 5 Ingeniero
JORGE SÁNCHEZ
Coordinador de Informática
Dow Chemical Colombia
Fax 5 315 48 90
Barranquilla, Atlántico
5. 4.4 Asunto
se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinatarios. para
efectos de esta seccion, se recomienda tener en cuenta los lineamientos del numeral 4.5.5
5.4.5 Saludo
como saludo independientes, se escribe a una o dos interlineas libres despues del asunto. si se
desea utilizar los saludos mas usuales, vease el anexo a informativo.
comienza a una o dos interlineas libres del asunto adel saludo independientes, cuando lo hay.
se escribe a interlineado sencillo, a una interlinea libres entre parrafos y para efectos de
redaccion y presentacionvease el numeral 5.1.
5.4.7 Despedida
Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, Véase el anexo A (Informativo)
5.4.8 Remitente y firmas responsables
los datos del remitente estan conformados por el nombre e el cargo.el nombre se situa de cuatro acinco interlineas libres de la despedida en mayuscula sostenida y el cargo se escribeen la linea siguiente con mayuscula inicial sin centrar.
la firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
5.4.9 Lineas especiales
vease el numeral 4.5.8.
5.4.9.1 Anexos
vease el numeral 4.5.8.1
5.4.9.2 Copias
vease el numeral 4.5.8.2.
5.4.9.3 Identificacion del transcriptor
vease el numeral 4.5.8.3
5.4.10 Páginas sudsiguientes
para su presentacionvease el numeral 4.5.1. se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.
Margen Izqierda
Ingeniero Luis Castañeda Londoño
Cartagena, 17 de agosto de 2005
Señora Claudia B. de Montoya 05-08-17
doctor carlos alberto sandoval 41225
6. MEMORANDO
Son comunicaciones escritan qeu se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lineas de coordinación jerárquicade la organización.
6.1 CARATERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
se recomienda tener en cuenta los siguientas aspectos:
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
se recomienda tener en cuenta los siguientas aspectos:
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural;
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
6.2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- informar sobre un hecho en forma breve;
- expresar necesidades;
- hacer requerimientos;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- retirar información, requerimiento o solicitud urgente;
- conocer detalles sobre un aspecto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
- informar sobre un hecho en forma breve;
- expresar necesidades;
- hacer requerimientos;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- retirar información, requerimiento o solicitud urgente;
- conocer detalles sobre un aspecto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
6.3 PARTES6.3.1 encabezado
6.3.1.1 Denominación del documentos
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
6.3.1.2 Código
Véase el numeral 4.5.2.
6.3.1.2.3 Fecha
Véase el numeral 4.5.3.
6.3.2 Encabezamiento
Está formado por las palabras para ( es decir, destinatario)., de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
6.3.2.1 Destinatario y remitente
a dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sontenida. seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea libre se ubica la preparación de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utiliza las siguientes opciones:
a) Primera opción.
destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Éste último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
en este caso se omite al final del texto el nombre, mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
6.3.1.2 Código
Véase el numeral 4.5.2.
6.3.1.2.3 Fecha
Véase el numeral 4.5.3.
6.3.2 Encabezamiento
Está formado por las palabras para ( es decir, destinatario)., de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
6.3.2.1 Destinatario y remitente
a dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sontenida. seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea libre se ubica la preparación de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Para su escritura se utiliza las siguientes opciones:
a) Primera opción.
destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Éste último separado por coma.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
en este caso se omite al final del texto el nombre, mecanografiado o digitado del remitente y sólo aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO
PARA. Doctora Alicia Garcia Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
EJEMPLO
DE: Guillermo Castro Polanco, Director Seccional
b) Segunda opción
Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
EJEMPLO
PARA: Señora Clara Rodriguez Orozco, secretaria General
DE: Jefe oficina Juridica.
c) Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
DE: Jefe oficina Juridica.
c) Tercera opción
Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO
PARA. Jefe DiviciónFinanciera
DE: Jefe de Contabilidad
6.3.2.2 Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preparación de (remitente). Véase el numeral 4.5.5.
6.3.3 Texto
se escribe de dos a tres formas interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlinea libre estre párrafos. Para efectos de presentación y redacción Véase el numeral 5.1.
6.3.4 despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlineaslibres del texto: su ubicación varia según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, Véase el Anexo a (Informativo).
6.3.5 Remitente y firmas responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
DE: Jefe de Contabilidad
6.3.2.2 Asunto
Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preparación de (remitente). Véase el numeral 4.5.5.
6.3.3 Texto
se escribe de dos a tres formas interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlinea libre estre párrafos. Para efectos de presentación y redacción Véase el numeral 5.1.
6.3.4 despedida
Se recomienda escribirla a una o dos interlineaslibres del texto: su ubicación varia según el estilo elegido. Para utilizar las despedidas más usuales, Véase el Anexo a (Informativo).
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
La firma se ubica en las parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo deberia aparecer la firma del remitente.
6.3.6 lineas especiales
Vease el numeral 4.5.8.
6.3.6 lineas especiales
Vease el numeral 4.5.8.